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ビジネスメールでは、読みやすく、わかりやすく書くことが求められます。
読みやすくする工夫にはさまざまなものが挙げられますが、代表的な例と言えるのが漢字とひらがなの使い分けです。
もし、これまで意識したことがない場合は、漢字とひらがなの使い分けについて考えてみてください。
今回は、ビジネスメールにおける漢字とひらがなの使い分けについて解説します。
漢字の開きとは
漢字の開きとは、漢字がある言葉に対してあえて漢字を使わず、ひらがなで書くことを意味します。特に、ビジネスメールはフォーマルにしようとするあまり、漢字を多用しがちですが、言葉によっては、漢字を使うことで逆に読みにくくなり、読み手にストレスを与えてしまうことがあります。
漢字の「開き」は、適宜漢字をひらがなで書くことで、文章を読みやすくするための工夫です。
ひらがなで書く漢字
漢字の開きは、すべての漢字をひらがなにすることではありません。
開く対象はある程度決まっています。
形式名詞
修飾成分を伴って用いられ、実質的な意味を失っている名詞のことを「形式名詞」と呼びます。
・こと
・もの
・はず
・うち
・ところ
・ため
・ほう
・とおり
副詞
副詞とは、動詞、形容詞といった名詞以外の品詞の語句を修飾する言葉のことです。
動詞や形容詞などは一般的に漢字で書かれることが多いため、副詞は開くことでバランスをとります。
・いっそう
・きわめて
・さらに
・しばらく
・ずいぶん
・すでに
・ぜひ
・たいへん
副助詞
副助詞とは、語に添えることでさまざまな意味を追加する助詞のことです。
一部の副助詞には漢字がありますが、一般的にはひらがなが用いられます。
・～くらい
・～など
・～ほど
・～まで
複合動詞
複合動詞とは、2つ以上の動詞が複合してできた動詞です。
一般的に、2つの動詞が複合して1つの動詞を成します。
通常、どちらか一方の動詞は開きます。
・走りだす
・とり入れる
補助動詞
補助動詞とは、動詞の後に続くことで補助的な意味を加える動詞のことです。
・来てください
・考えてみる
・続けていく
漢字を開くメリット
読みやすくなる
漢字が多く使用された文章は、全体的に読みづらい印象を与えます。
もちろん、漢字で書くのが好ましい語句もありますが、すべての語句を漢字で表記するのが正しいというわけではありません。
やわらかい印象を与える
漢字とひらがなの割合によって文章の印象は大きく変わります。
ひらがなを意識して使うと、文章が全体的にカジュアルになるでしょう。
そのため、状況や読み手によって使い分けることが大切です。
終わりに
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読みやすいビジネスメールを書くうえで、漢字とひらがなの比率に気を配ることは大切です。また、ひらがなで書くことだけではなく、相手に与えたい印象によって漢字も盛り込みましょう。
作成した後は必ず読み返し、どんな印象の文章になっているか確認する習慣をつけることが大切です。
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