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メールの件名を見たときに、どのような内容か伝わらない、特に目を引く文言が書かれていないと、返信率や開封率が低くなります。それだけでなく、迷惑フォルダに振り分けられてしまう可能性も出てきます。特にビジネスメールだと、メール確認がスムーズにいかないことで、仕事にも支障がでてしまうこともあります。今回はどのような件名を作成すると良いのか書いていこうと思います。
押さえておきたい作成のポイント
簡潔に書く
明確に伝わる件名を作成することが大切ですが、長くなると受信リストにすべてが表示されずに途中で切れてしまい、結局何のメールなのかが把握できません。適切な文字数で件名全体を確認できるように作成しましょう。
具体的に伝える
メール本文の内容を具体的に伝えるには「いつの用件」「何の用件」「どういう概要なのか」の3つの要素を含めることがポイントです。
１．いつの用件
セミナーの開催や締め切り日など期日がある場合は、件名にその情報を記します。
２．何の用件
件名を見ただけで相手に「どのような内容の用件なのか」が伝わる言葉を記します。
３．どういう概要
メールの目的や、読み手にどうしてほしいのかを明記すると大まかに概要をチェックできます。
注意点や避けたいポイント
読みにくい文面
メールの文面は、要点を押さえた読みやすい内容を心がけましょう。送られてきたメールが読みにくいと、相手が内容をうまく汲み取れなかったり最後まで読むことを苦痛に感じたりする可能性があります。
自分が何者か名乗らない
どのようなメールでも大切なことですが、初めてのメールでは必ず自分の名前を名乗りましょう。名前を名乗らずに初めてのメールを送ってしまうと、相手はメールの送り主が何者なのかわからないため、不信感を抱かせる原因になります。
誤字・脱字や言葉遣いがある
完成したメールはすぐに送信せず、誤字・脱字がないかどうかをチェックしてから送信しましょう。失礼な言葉遣いになっていないかどうかも併せて確認しておきましょう。
件名と内容に相違がある
複数の人に対してのメール作成を同時に行っていると、テンプレートや本文の引用を行うと効率よく作成することができます。しかし、不注意によって件名と本文の内容にズレが生じてしまうことがあります。
おわりに
多忙で日々たくさんのビジネスメールを受信している人にとって、件名を一目見てメールの内容や優先度が理解できることで、仕事の進行もスムーズになります。相手のことを配慮して、プラスの印象を与えるようにしましょう。
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