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ビジネスメールのマナーやルールは、社会人の教養の一つとして重要です。
この記事では、初めてメールを送る相手の方へのメールの書き方やマナーを徹底解説していきます。
ビジネスメールの書き出しの基本
送る相手や状況によって書き分けていく必要があります。
最初は「お世話になっております」などが基本ですが、一工夫してメールの書き出しに相手を気遣う言葉などの一言を入れるのも良いでしょう。
まずは、相手が社内の場合、社外の場合の2つに分けて書き出しの例をいくつか紹介していきます。
１．社内の相手
・お疲れ様です。
・おはようございます。
・お忙しいところ失礼いたします。
・昨日は遅くまでお疲れ様でした。
社内の人へのメールの書き出しは、社外の方に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか同僚なのか、普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けましょう。
２．取引先の相手
・平素よりお世話になっております。
・長らくご無沙汰しており申し訳ございません。
・度々失礼いたします。（用件が一度で伝えられない場合）
・先程お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。
顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大事です。
挨拶のさまざまな言い回し
基本を理解した上で、その時の状況に合った挨拶を選択しましょう。
「お世話になっております」は、さまざまな表現での言い換えができます。
・おはようございます。
・夜分に失礼いたします。
また、取引先への日頃のお礼を表したい場合は
・いつもご愛顧いただきありがとうございます。
・いつもお引き立ていただきありがとうございます。
結び
結びの言葉は、「このメールはここで終わりです」と分かりやすく知らせるために必要です。
メールの結びに一番多く用いられる言葉はこちらです。
・よろしくお願いいたします。
・どうぞよろしくお願いいたします。
・何卒よろしくお願いいたします。
返信や連絡が欲しい場合は
・ご連絡お待ちしております。
・ご返信をお待ちしております。
まとめ
メールのルールやマナーは、社会人において必要な知識です。メール以外でのビジネスシーンでも、マナーを問われる機会は多いでしょう。
この人と仕事をしたいと思ってもらうために、まずはビジネスメールの基本を身に着けてみてはいかがでしょうか。
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