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新しい取引先など、会ったことのない相手に挨拶メールを送る際、相手に失礼にならず好印象を与えたいですよね。今回は押さえておきたいポイントとビジネスマナーを紹介します。
注意するべきポイント
「内容」と「送信者」を件名に記す
件名次第では挨拶メールを開封してもらえないことがあります。
送信者が分からなかったり、どういった要件かがわからない件名では、取引先が挨拶メールを見落としてしまう可能性があります。取引先にメールを読んでもらうためにも、件名には「送信者とメールの内容」を記載しましょう。
冒頭に「初めまして」を使わない
メールの冒頭は「初めまして」にすると営業やスパムメールとして認識される可能性もあります。
心当たりのないメールが届いた際、開封して最初の1文で見るか見ないかをジャッジすることもあります。
一目で要件が伝わるよう、分かりやすい文面にする
読みやすいメールとは、短時間で要件が理解できるメールです。ぱっと見たときに「読みづらそう」と感じたビジネスメールに目を通すのは、取引先からのメールといえどもかなり億劫です。
シンプルな文面を心がけて、取引先の相手にメールチェックの負担をかけないようにするのがビジネスマナーと心に留めておきましょう。
署名を入れる
メールの最後には「署名」を入れるのがビジネスメールの基本です。署名とは、送信者の社名や連絡先などを示す名刺のような役割を果たします。また、送ったメールを書いたのは自分であることを証明するものでもあります。
初めて連絡する相手の場合は、自分の名前や社名、連絡先などを伝える必要があるため、署名は必ず入れるようにしてください。
初めての相手にメールをするときの挨拶の方法は？
冒頭の挨拶
ビジネスメールの挨拶文で多用される「お世話になっております。」は、面識のある方に使う挨拶文のため、初めましての方には使いません。一度お会いしたことがある方、もしくは以前やり取りをしたことがある方に使うのはOKですが、初めての方についいつもの癖で使ってしまわないよう、注意しましょう。
文末・結びの挨拶
冒頭の挨拶と同じくらい大切なのが、文末・結びの挨拶です。どのようにメールを締めるかによって、好印象になるのか、残念な印象になるのかが決まります。
文末・結びの挨拶の例
・ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
・お手数ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
・引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
・寒い日が続きますが、どうぞご自愛下さいませ。
要件だけで終わるのではなく、時候に合わせた相手の体調を気遣う一言が入れられると、印象がよくなるでしょう。
終わりに
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最初の印象を決定づける挨拶メールでは、今回ご紹介したポイントや例文を参考にしながら、相手に違和感を持たせない、好印象を与えるメールを作成しましょう。
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